給与計算・総務事務

年末調整が給与の担当者を泣かせる

投稿日:2015年11月24日 更新日:

年末調整の時期ですね。扶養控除等申告書と保険料控除申告書はもう提出しましたか?

年末調整は一年間の給与計算業務の集大成です。従業員全員分の税金に関わるものすごく大変な業務です。

ここで間違えると、最悪の場合、今年の税額と次の1年間の給与のすべての税額を間違えます。あなたの税金も間違えるのです。怖い…

この大変な業務は1月末まで続きます。担当者は毎日、緊張の連続です。

精神的にも体力的にもめちゃくちゃ疲弊するのでイライラしてきます。毎日の残業続きで精神的に参ってしまい、気がつくと涙を流している人もいるのでは。

そのイライラの内容を少しでも知ってほしいです。

※この記事では一部表現方法を簡略化してます。専門用語は一般の人にはわかりにくいので。

こんなことやってます

年末調整業務でやっていることをザックリ書いてみます。超ザックリですが。

いずれも人数が少ない会社では大きな負担にならないと思われがちです。しかし往々にして人数が少ない会社は、システマチックに処理する手順が確立できていません。力技で処理するハメになるケースも多いと思います

年末調整の申告書の回収チェック

扶養控除申告書や保険料控除申告書の提出を忘れる人がいます。

扶養控除申告書だけ出せば良いと思っている人もいます。

放っておくわけにはいかないので回収状況をチェックします。

チェックは手作業です。

添付書類のチェック

申告内容に従って以下の書類が添付されているかチェックします

  • 保険料の支払い証明書
  • 中途入社の人の前職の源泉徴収票
  • 障害者手帳のコピー
  • 住宅控除の申請書とローンの証明書類

などなど…

添付漏れもよくあります。普通にあります。

記載のミスと漏れのチェック

申告書の記載内容を目を皿にしてチェックします。

記載ミスは必ずあります。

記載漏れも必ずあります。

保険料の計算ミスのチェック

保険料控除申告書は控除対象額を計算して記入するようになっています。

計算結果の間違いは多いです。計算式が解りにくいので仕方ないです。

記載内容と計算結果が正しいか、申告書の裏に貼られている支払い証明書と照らし合わせてチェックします。

提出者全員の申告書の表と裏をめくりながらチェックするので大変です。

申告書の内容を給与ソフトへ登録

チェックが終わった申告書の内容を給与ソフトに登録します。

ソフトによりますが、前年のデータが引き継がれていれば変更点だけ登録すればOKです。

と言うのは簡単ですが、どこが変更されているのか判らなければ全項目を目視でチェックする。あるいは全て登録し直すことになります。

給与ソフトを使わずにエクセルなどで手計算する会社もあるようです。社労士などに外注するケースも増えていますね。

登録後のチェック

給与ソフトに正しく登録できたかチェックします。

基本的に目視による地道な作業です。辛いです。

間違えたらたいへん

その他にもチェックすることはありますが、ざっと上げただけでもこれだけの処理をしています。

どこかを間違えると所得税住民税に影響します。

これが年末調整計算の前処理です。

年末調整の対象者全員分のチェックをします。

通常の月次処理にこれらの処理が追加されます。

担当者はめちゃくちゃ疲れます。

鬱になっても不思議ではありません。

メンタルチェックは忘れずに。

こんなチェックもしています

もしかしたら、あなたの知らない世界。

障害者のチェック

障害者は所得税が減額されます。ただし申請した人のみです

年末調整は毎年実施するものですが、障害者手帳のコピーなどの証明書類は毎回チェックします。

前年に障害者として申告していた人が、今年の申告書に障害者の記載がない場合、記入漏れではないか本人に確認します。

「うちの会社には障害者はいない」と思ったり「そんなチェックしてるの?」と疑問に思うかもしれません。

しかし、障害者に認定される人のなかには外見ではまったく判断できない人もたくさんいます。

意外と気付かないものです。

寡婦と特別の寡婦

寡婦(かふ)は死別などの事情で配偶者がいない人です。最近では、男性の場合は寡夫と書くようになりました。

給与額や子供の状況などで、寡婦と特別の寡婦の二種類に別れます。

それぞれ所得税が減額されます。連れ合いを無くした方は生活がたいへんですからね。

寡婦も申告書への記載が必要です。

忘れたら所得税の減額はありません。

記載が無ければ無視して良いか

障害者も寡婦も、扶養控除等申告書に記載がないのなら無視してもいいんです。所得税の減額はなくなっても申告しないほうがいけないのです。

でも、記載がないからといって放っておけない(おかない)のが総務の仕事です。

昨年まで障害者や寡婦で申告していた人には、本人宛に確認をします。

総務の仕事は義理人情の世界です。

そんな気配りもしています。というか、するのが普通だと思います。

計算後の処理

年末調整の計算が終わっても年末調整業務はまだ続きます

税務署に提出する書類の作成や給与支払報告書の発送です。

給与支払報告書の発送は、従業員の居住地域が広範囲の場合、とても大変な業務になります。

給与支払報告書は全従業員の分を、その従業員が住んでいる役所に発送します。アルバイトの分もです。

全国展開しているチェーン店などは気が遠くなる作業です。

これを1月末までに完了させます。

これが終わるまではまったく気が抜けないのが年末調整業務です。

さいごに

年末調整は給与計算業務の集大成です。

間違えると税金に影響するので責任重大

それをいつもの業務と並行して処理しなければならないので、給与計算の担当者の負担はとても大きいです。

一時期に集中するうえ、専門的な知識と、会社独自の事情なども考慮しなければいけないので、増員してもほとんど戦力になりません。

そんな事情もあって、給与担当者の負担が集中します。

どうか1月末までは、給与の担当者に優しく接してあげてください。イライラしていても、わかってあげてほしいです。泣いていたら察してあげてください。

もしかしたら、担当者が静かになったときの方が危ないかもしれません。そのくらいストレスが大きい仕事です。

よろしくお願いします。

それではまた。

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