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【年末調整】申告書の添付書類はどれで貼るのが正解?ノリ、テープ、ホチキス?

投稿日:2014年10月17日 更新日:

年末調整の保険料控除申告書は用紙のウラに保険会社から送られてきた書類を貼らなければいけないのですが、このときナニで貼るか悩みませんか?

「コレで貼らなきゃダメ!」みたいな決まりないのでご飯粒で貼ってもかまわないのですが、書類が取れて面倒なことにならないために、適切な方法は知っておいたほうが良さそうです。

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書類の貼り方の事例

生命保健や損害保険などに加入している人は、年末調整で記入する保険料控除申告書の裏に証明書類を貼らなければいけませんよね。

毎年10月初旬頃より保険会社から証明書類が送られてくるので控除を受ける人はこれを保険料控除申告書の裏にはるわけです。が、厄介なことにこの書類のサイズや紙の厚さは保険会社によってバラバラです。

サイズは名刺ほどの小さいものからA5サイズの大きいものまで。

厚さはコピー用紙のようにペラペラものからハガキ二枚を重ねたくらいの分厚いものまで。

枚数は多い人では10枚くらいあります。(少額の保険にたくさん入る意味はよくわかりません)

業界でサイズの規格を統一してくれたら後処理がどんなに楽だろうと、毎年思います。

さて、あなたはいつもどうやって貼ってます?

ノリ?テープ?ホチキス?クリップなんて人もいるようですね。

毎年貼らないで提出する強者もいます。

年末調整の業務をしていると気づくことですが、会社でルールを決めていないと、みんなバラエティーに富んだ貼り方をしてきます。見やすさを考えてタイルのように並べて貼る人もいれば、ブラインドの様に少しずつずらしながらセロテープで貼る人などさまざまです。

いろんな工夫をされている貼り方は見てるだけなら面白いですが、これでは総務の現場としては正直困った問題が起こります。

保険の書類は何のために貼るのか?

総務の現場では、回収した申告書をチェックします。

裏に貼られた書類はすべて目を通します

記載内容と相違があれば電卓を叩いて計算します。

保険の書類は申告書に記載された金額に間違いがないかチェックするために添付してもらうものです。書類がなければ適当に書かれてもわからないから当たり前なんですけどね。

総務の現場では申告書の表と裏をペラペラめくりながらチェックします。これってけっこうしんどいです。数字を追いかけながら表と裏を言ったり来たり。

従業員が多い会社ではこの作業がとても大きな負担となります。なので、見やすい貼り方をしてもらえると助かります

そんな気配りができる人は総務からの評判が上がります。総務のカワイイあの子に気に入られるかもしれませんし、あのオバちゃんにも気に入られるかもしれません。

書類の貼り方の正解

保険料控除申告書の裏に書類を貼る方法の正解は、あなたの会社の総務の人に聞くのが一番です。(一般的に無難な方法はこのあと書いてるのでここで諦めないでください)

実は正解は一様ではないんです。なぜなら申告書の回収の方法とチェックの仕方によって正解が変わるからです。こればかりは会社によってやり方がいろいろです。

従業員が少ない会社の場合

総務の人に手渡し出来るなら書類を貼らずにクリアケースに入れて渡すのもアリだと思います。これなら書類のチェックがしやすくなります。手渡しなら紛失の心配もありません。

従業員が多い会社の場合

社内便や郵送で書類を送るケースではホチキスがいいかもしれません。ホチキスならノリと違って書類を外せます。会社によっては申告書から書類を一旦外してからチェックするケースもあります。

いずれも会社によってやり方が違うので絶対の方法ではありません。なのでできるだけ総務に聞くのがいいです。

総務の人に聞けない人はどうすればいいか…

そんなシャイな人はセロテープでもノリでも良いので剥がれないようにしっかり貼りましょう。

書類は剥がれないことが一番大事です

ノリで貼るときはなるべく書類を重ねずに、記載内容が見やすいようにしてほしいです。ノリで貼った書類はめくりにくいです。重ねて貼られるととてもチェックしにくいんです。

私は個人的にはセロテープが一番好きです。チェックのときにめくりやすいからです。

書類を貼る位置

申告書の裏には書類を貼る位置が記載されています。左端に小さい四角い枠が。
年末調整の証明書類を貼る位置

必ずここに貼らなければダメということではありません。なのでこの場所に固執する必要はありません。大事なのは、剥がれないこと。そして「見える」こと。

この左端の位置にノリで重ねて貼る人がいますが、これだと内容の確認がしずらいのでちょっと困ります。
年末調整の証明書類は重ねて貼ると見にくいです

保険の証明書類は保険料控除申告書の裏ならどこに貼っても大丈夫ですできるだけ見やすい位置に貼ってください。

並べて貼ってもらえると見やすいし、紙がかさばらずに助かります。
年末調整の証明書類は並べて貼るのがベスト

証明書類が並びきれないほど多い場合や、サイズが大きい場合は、少しずらして重ねて貼ると良いでしょう。
年末調整の証明書類が多い場合は少しずらして重ねて貼ると見やすい

オモテの記入の順番と書類の順番が合ってるとなお良いです。

総務の現場では

年末調整は給与計算の最大の山場です。チェックの現場では大量の書類を扱いお祭り状態です。

慌ただしく書類をチェックしている現場では、書類の扱いも煩雑になりがちです。(雑に扱うつもりはなくても)裏に貼った書類が他の書類に引っかかることはしょっちゅうです。その引っかかった時に書類が剥がれる事があります。なので「しっかり貼る」ことはなにより大事です。

さいごに

年末調整の書類の扱い方は会社によってルールが違います。書類の貼り方に独自のルールを決めている会社では「申告書の書き方」などの注意書きを配布しているので会社で決められたルールがある場合は必ずそれに従いましょう。

私は年末調整の作業をしていますが、並べて貼る、少しずらして貼る、という貼り方が迷惑になることはまずないと思います。

それではまた。

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ケンちです。約20年ほど写真業界にいました。いまはIT系企業で主にITとは関係ない仕事をしている普通の人です。Twitterによく出没しています。