給与計算・総務事務

【年末調整】申告書の書き方(住所の同上、子供の続柄など)と住宅借入金等特別控除申告書の記入が楽になるコツ

投稿日:2013年10月25日 更新日:

会社勤め方には、毎年10月から11月にかけて「給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書」(長い!)と「給与所得者の扶養控除等申告書」の各申告書が会社から配られますよね。

どちらの申告書も記入の仕方がわかりにくいし、裏面の注意書きは字が小さくて読みにくいです。

そもそも申告しないと納め過ぎた税金が戻ってこない仕組みってどうなの?って感じなのですが、制度上書かなくてはならないので仕方ありません。

正直なところ面倒くさいですよね…

ということで、記入が面倒な年末調整の申告書の書き方のコツなどを書いてみます。

【関連記事】
エクセルで年末調整!保険料控除申告書の計算シートを作ったよ


申告書について基本的なこと

意外と知られていないようですが、この申告書は基本的に役所に提出するものではありません。

会社の総務が年末調整のために使う書類です。使用後は会社で保管します。

なので、記入の仕方のわからないことは、あなたの会社の総務に聞くのが一番手っ取り早いです。

役所に聞く場合は税務署になりますが、処理をするのは会社の総務の担当者なので特殊な事情がある場合でも総務に問い合わせるベストです。

配偶者や扶養親族の住所の記入は「同上」でOK?

扶養控除申告書には家族(扶養親族)の記入欄があります。ここに同じ住所を何度も書くのは面倒ですよね。

扶養親族の住所があなたと同じなら「同上」と書いても大丈夫です。

というか、「同上」と書いた方が良いです。

理由は後ほど説明します。

番地は正しく漢字で書かないとダメ?

住所の番地を正しく書く場合「○丁目○番地○号」のようになります。これも面倒ですね。

「○-○-○」のようにハイフン繋ぎで略した方が楽です。

番地はハイフン繋ぎで書いても大丈夫です。

というか、ハイフン繋ぎで書いた方が良いです。

このほうが見やすいので。

同上やハイフン繋ぎで大丈夫な理由

住所は丁寧にキッチリ書くよりも、実は省略して書いたほうが良かったりします。

先に書きましたが申告書は会社が使う書類です。

どのように使うかと言うと、申告書の内容を給与計算ソフトや人事管理ソフトなど、会社で使っている業務用ソフトに入力します。(エクセルで済ませる会社もありますが…)

通常、これらの業務用ソフトには、あなたが入社した時の履歴書の住所や、昨年提出した年末調整の申告書の住所が登録されています。

そう。住所は登録済みなんです。

なので、住所の変更がなければ申告書に記載された住所と業務用ソフトに登録されている住所と照らし合わせてチェックして終わりです。これは扶養親族の住所も同じです。

2つの住所を比較する場合、内容が同じであれば簡略化した書き方のほうが見やすいので作業が楽です。

なので『同上』や『ハイフン繋ぎ』で書いた方が総務の担当者の負担が減って助かると思います。

家族の続柄

扶養控除申告書にある扶養親族の続柄の記載で悩むこともありますよね。

親の場合は「父」「母」ですね。

おじいちゃん、おばあちゃんは「祖父」「祖母」。

配偶者の親なら「義父」「義母」。

たまに見かけるのが、自分のこどもの続柄に「長男」や「長女」と記載されているケースです。

自分の子供の続柄は「子」と記載します。

「子」という書き方に違和感を感じるかもしれません。「長男」「長女」などの書き方をしても総務の担当者が正しく修正するので問題にはならないでしょう。よくあることですから。

扶養家族の生年月日

扶養家族の生年月日は正しく記入しましょう。これ大事です。

たまに家族の誕生日を間違える人がいます。

本人に知られたら大変です。

業務ソフトによっては、親族の年齢は生年月日から自動計算します。なので、親族の生年月日を間違えると税額が変わる可能性があります。

総務でもチェックしていると思いますが、間違えた情報で処理をすると後で面倒なことになります。最悪の場合1年分の税金の計算が狂います。

配偶者や扶養家族の「所得の見積額」

扶養控除申告書には扶養家族の所得の記入欄がありますが、所得がない場合は「0」と書いた方が良いです。

空欄のまま提出する人がいますが、書き忘れなのか「0」なのかわかりません。ゼロなら「0」と書いたほうがトラブルにならずに済みます。

控除の対象にならない(かもしれない)金額の場合でも記入しましょう。控除の対象になるかどうかは総務の人と業務用ソフトが正しく判断してくれます。

見積額はあくまでも見積額なので正確な金額がわからなくても、だいたいの金額でOKです。まだ働いてない期間の正確な所得なんて誰にもわかりませんからね。

証明書類の貼り付け方

申告書は書類を添付する場合があります。一番多いケースが保険料控除申告書に添付する保険料の支払い証明書ですね。

私はセロテープがオススメですが、会社によっては貼り方のルールが決まっている場合があるので注意が必要です。

書類の貼り方は関連記事を参考にしてください。

【年末調整】申告書の添付書類はどれで貼るのが正解?ノリ、テープ、ホチキス?

保険料は控除の限度額以上を記載しない

保険料控除申告書に記載する各保険料の控除額には上限があります。

申告書には計算式が書かれていて、あちこちに(最高 ○万円)と記載されてますよね?

複数の保険に加入している場合は、高額のものから計算してこの最高額を超えたら記入をやめるのが無駄な手間を省くコツです。

最高額を超えたら、そのあとはいくら足しても最高額は変わりません。

加入している保険をすべて書かなければいけないわけではありません。

【年末調整】保険料控除申告書の書き方のコツ|払込証明書は全部貼る?

単身赴任の場合、住所はどう書けばいいの?

通常、申告書の住所は住民税を納める住所を記載します。

申告書に記載された住所の役所(自治体)に、会社から「給与支払報告書」が送られ、役所はこれを基に住民税の計算をするからです。

単身赴任の方は『住んでいる住所』か『住民票の住所』か記載に悩むと思います。住んでない地域に住民税を納めるのはヘンな気がしますからね。

この問題は状況により対応がさまざまなので説明が難しいです。

住民税は個人税なので、住民票がなくても実際に住んでいる地域の自治体に納めることになりますが、週末は家族の家に帰る場合は、家族の所在地の自治体に納めることになります。

ややこしいですね。

場合によっては、それぞれの自治体に納めることもあります。

複雑な判断が必要になるので、自分で判断ができない場合は、市区町村の役所に聞いたほう良いです。

会社の総務でも適切に処理するように気を付けていると思いますが、うっかりすると住民税の納付先を間違えてしまうトラブルにもなります。

書くことがいっぱいで用紙が足りない場合

申告書に書くことがたくさんあって用紙が足りない場合は、会社の総務に言えばもらえると思います。だいたい余分に用意しているものです。

申告書は国税庁のHPからもダウンロードできますが、会社によっては社名、住所、社員番号などを印刷している場合もあるので、用紙が不足した場合は総務に相談するのが良いです。

書き足した2枚目の用紙には、付箋を付けるなどして書き足した部分がわかるようにしてあると、見落としをを防げるので総務の担当者は助かると思います。

コピーをとっておく←これ大事

作成した書類はコピーをとりましょう。スキャニングしてPDFにしても良いです。

コピーがあると、提出した内容について確認されたときに便利です。そしてなにより来年の申告書の作成時の参考になります。コピーがあれば家族の生年月日を間違えることもありません。

コピーがあるととても助かるのが住宅借入金等特別控除申告書。住宅借入金等特別控除申告書は住宅ローンを組んだ人が2年目から年末調整で使用する申告書です。(1年目は確定申告になります)

住宅借入金等特別控除申告書の上部には面積などを記載する欄があります。ここは毎年同じ内容を書く人が多いと思いますが、その度に建築書類を引っ張り出して記入してる人も多いかと。しかも記載事項が複雑で頭を悩ませます。始めて書いた人はそうとう悩んだのではないでしょうか。

住宅借入金等特別控除申告書はコピーしておくと来年の年末調整が楽になります

記入済みの住宅借入金等特別控除申告書のコピーがあれば記入が複雑な計算式の欄も転記するだけでOKです。悩むこともありません。(内容に変更がなければ)

私はこれに気づかずに毎年建築書類を確認して書いてましたが、コピーを転記するようになってから劇的に楽になりました。金額以外は転記するだけですから。

コピーを取っておくと便利な理由は、はるる (@haruru29blog)さんのブログに詳しく書かれています。年末調整をやる理由なども書かれているので勉強になります。

詳しくはこちら↓
年末調整の紙を提出する前に絶対にやっておいた方が良いこと

さいごに

私は毎年、年末調整の業務に携わっていますが、年末の時期は年末調整の処理が大仕事となります。

配偶者が亡くなられた人、家族に障害者がいる人、お子さんがお勤めを始めて扶養から外れる人…会社にはいろいろな家庭環境の方がいます。申告書の内容もさまざまです。それらのさまざまな家庭環境を考慮して適切に年末調整をしなければなりません。

適切な処理をするためにも、わかりやすい記載と早めの提出をよろしくお願いします。

それではまた。

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ケンちです。約20年ほど写真業界にいました。いまはIT系企業で主にITとは関係ない仕事をしている普通の人です。Twitterによく出没しています。