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メールで相手の名前を間違えるヤバさとその対処法

投稿日:2016年2月6日 更新日:

これはビジネスメール主体の話ですが個人のメールでも通じる問題です。

送信相手の名前(漢字)を間違えた経験ありませんか?反対に間違えられた経験は?

無いですか?ほんとうに?

ビジネスメールでは名前の間違いに気付かないのはかなりヤバいです。最悪の場合、仕事を失います。マジで。



名前の漢字をよく間違えられます

私はビジネスメールでよく名前(漢字)を間違えられます。難しい字ではないんですけどね。

よくあることなので私の受信フォルダには誤字のメールがたくさんあります。社内の人もよく間違えます。

間違え率は70%くらい。多いですね。

もう慣れたけど、ビジネスメールで相手の名前を間違えるのってけっこうヤバいと思います。

ビジネスで相手の名前を間違えるのはヤバイよ

名前を間違えるのは誰に対しても失礼なことですが、上司や取引先の名前を間違えると後々めんどうなことになったりします。

気にするひとはめちゃくちゃ気にします。

取引先の「斎藤さん」を「齋藤さん」に間違えたらたいへんです。

そんなに怒らなくてもいいじゃん…って思うくらい怒るひとを知ってます。漢字の由来が一緒とか関係ないんですね。

固有名詞を間違えるひとは慎重さに欠けると判断される場合もあります。ビジネスの場では評価に直結する場合があります。これって取り引きにも影響しかねません。

反対に、間違えられやすい文字を間違えなかったら、たったそれだけでよく見ていると評価されることもあります。

これ、メールの送信者は気づきにくいことです。

私のように間違えられやすい人の受信フォルダには、漢字を間違えたメールと間違いのないメールがたくさんあります。だから比較が簡単です。『いつも間違える人』がすぐわかります。

私は自分が受け取るメールで漢字を間違えられても失礼とは感じません。慣れているので。でも上司や取引先から立て続けに間違えられたら『それなりの目』で相手を見ます。

個人名の漢字を間違える人は、ほかのことでも間違いを犯しやすいです。間違いのきっかけは思い込みや不注意なので。ひとことで言えばてきとうなんですね。

おもしろいことに、てきとうタイプの人は仕事をガンガンとってきます。だっててきとうなんだもん。仕事を取るためにてきとうな見積もりを作るから仕事が取れるんです。当然、あとになってトラブルが起きやすいです。

私に誤字でメールを送ってくる人はてきとうな人が多いです。なので仕事がうまく回らないことが多いです。名前の漢字の間違いでその傾向が見えます。

だからビジネスメールは厳しい目で見ます。

下請けからそんなメールが来たらよそに切り替える検討をします。きちんと仕事するとは思えませんから。

間違いを相手に指摘しないこともある

名前の漢字をよく間違えられる人は積極的に間違いを指摘しなくなります。面倒くさいから。間違えられやすい字だから『仕方ない』と思います。

自分が教育する対象の人(後輩など)には注意しますけど。同じ失礼を他の人にしないように。

普段、間違いに気付かない人ほど注意したほうがよさそうです。指摘されないから間違いに気付かないままになるかも。

あとで気付いて「教えてくれればいいのに!」って怒られることもあります。でもね、礼儀正しい人は「失礼しました」と言って次から直してくれるんですよ。できない人は指摘してもまた間違えるんですよ。

あ、これビジネスメールのはなしですからね。SNSで誤字の指摘なんて野暮なマネはしません。

メールで相手の名前を間違えないようにするために

ビジネスメールでの誤字には自分でも注意しています。だから絶対に間違えない方法を使っています。

ビジネスメールで名前を間違えない方法、それは…

文字を打ち込まないこと

具体的にはメールの署名に相手が入力した文字をコピーして使います。本人が入力した文字をコピーすれば間違いありません。当たり前のことです。でも、やってますか?

例えば「伊藤さん」のような簡単な漢字は入力しちゃってませんか?

本当は「伊東さん」かもしれません。簡単な漢字ほど油断しやすいです。

名前に限らず役職でも「マネージャー」と「マネージャ」のように表記が微妙に違う会社もあります。

会社名の間違いもありますよね。
最近ツイッターでもNECの社名を知らないツイートが話題になってました。NECは略称です。会社名は「日本電気株式会社」。略称で書いたら「あ〜あ…」って思われるかもしれません。余談ですが読みは「にっぽんでんき」です。

「三菱電機」は間違えて「電気」を使ってしまいそう。

「キヤノン」のように拗音(ようおん・小さい字)を使わない社名もあります。これを知らないと「キャノン」と書いてしまいます。

これらのミスは署名をコピーすれば防げます。まれに署名で略称を使われるトラップもありますけど。

まずは自分で入力しないことです。入力するから間違えるんです。

入力するから間違える

データ入力業務では文字の打ち間違いが大きな問題になります。一番有効な解決方法は入力しなくて済む文字は入力しないことです。

データとして存在する文字は『コピー』すれば間違いがありません。これはどんなに短い文字でも、簡単な文字でも、たった一文字でも言えることです。なので、データ入力用のプログラムを作るときは、できるだけ入力しない方法を考えるものです。

入力するから間違えるんです。

だから入力しないようにするんです。

もっとも、署名を書かない人もいます。そんなときは超慎重に入力して、二回目以降はそのメールからコピーして使います。

面倒くさいですね。でも私は必ずそうやってます。

ビジネスの相手は友達じゃありませんから。一度の間違いなら「失礼しました」のひとことで無かったことにしてもらえるかもしれませんが…

間違える人は繰り返すんですよね。

名前を間違える人は繰り返し間違える

相手の名前を間違える人は、間違いに気付いてない人が多いです。

私の受信フォルダにはそんなメールがたくさんあります。間違える人は、いつも間違えます。そして、間違える人は指摘してもまた間違えます。やっぱりてきとうなんですね。

てきとうだから、間違いがないか確認してないんです。

私はメールの冒頭に必ず自分の名前を入れます。署名も入れます。メールの中に2カ所も名前を入れてます。その返信メールで名前を間違える人がいます。その返信メールの返信でさらに私の名前を入れますが、また間違えて返ってくる。

この人ダメだ…と思います。

でも意外とこんな人が多いです。

間違えてることに気付いてないんです。

そんな相手と仕事したらトラブルが起きやすいと思います。先述の営業の例のように、実際そういう人はトラブルが多いです。

ビジネスメールで相手の名前の間違いに気付いてない人は、静かに評価が下がっているかもしれません。間違いを教えてもらえないから、静かに静かに…そ〜っと評価が下がります。これってけっこうヤバいです。文字通り取り返しができませんから。

明らかにうっかりミスなら気にしませんけど。立て続けにミスされると信用が確実に下がります。

さいごに

ツイッターなどで「ケンち」を「ケンチ」を書かれることがよくありますが、ぜんぜん気にならないし失礼だとは思いません。片仮名と平仮名が混ざってると書きにくいです。だから「ケンチ」でも「けんち」でもかまいません。SNSやツイッターでも誤字は無いほうが良いですが、いちいち指摘するのはナンセンスだと思っています。

この記事で言いたいのはビジネスメールのはなしです。

昔、直属の上司がいつも私の名前を間違えてました。指摘しても直りませんでした。部下の名前を間違えるのは致命的です。その上司はだれからも尊敬されてませんでした。

名前の間違いは、自分は気にしなくても相手は気にするかもしれません。信用や取り引きにも影響するかもしれません。

間違えないためには相手が入力した文字をコピーする。

自分では入力しない。

これ習慣にしたほうが良いと思います。

それではまた。

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ケンちです。約20年ほど写真業界にいました。いまはIT系企業で主にITとは関係ない仕事をしている普通の人です。Twitterによく出没しています。