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ビジネスメールを読みやすくする工夫

投稿日:2016年6月6日 更新日:

仕事では頻繁にメールのやり取りをします。そのメールにストレスを感じることがあります。

例えば簡単なスケジュールの連絡。

わずか二行の短い文でも、わかりにくいなぁと感じることがあります。



わかりにくいと感じるメール

一番の問題は私の読解力の無さです。それはわかっているけれど、自分の欠点を棚に上げて指摘してみます。

たとえばこんなメール。


次回の打ち合わせは6月6日(月)の午後3時からになりました。場所は本社の第三会議室です。

よろしくお願いします。


スケジュールの連絡です。シンプルな業務連絡ですね。

言いたいことはわかる。伝えたいこともわかる。

でも、わかりにくいと感じてしまうんです。

このくらいわかれよ!て言われそうだけど、読解力が弱いので短いメールでも軽く混乱します。

わかりやすいと感じるメール

先ほどのメールを書き換えてみます。


次回の打ち合わせの予定をお知らせします。

日時:6月6日(月)
時間:15時から
場所:本社 第三会議室

よろしくお願いします。

言いたいことは同じです。伝えたいことも同じ。

でも、このほうがわかりやすいと感じます。

要点の前後に余計な文字がないので、知りたい情報、注意したい情報がはっきりしています。

要点が文章の中に含まれていると伝わりにくい

文章化されたメールには人間味を感じます。丁寧な文面に、やさしい人柄を感じることもあります。

しかし、業務連絡のビジネスメールでは、要点を正確に伝えることがなにより大事です。

要点を文章の中に含めた場合、読み手が要点を抽出することになります。その要点がどこにあるのか探しながら抽出するので、少なからず読み手にストレスを与えます。要点を見逃す危険もあります。

人間味のあるメールでも、優しい文面でも、要点が見えにくい書き方は、ビジネスメールとしてはNGです。

とは言っても、メールが(文章を書くのが)苦手なひとにとっては、要点をまとめるのは難しいですね。あまり時間をかけていると上司に怒られたりして。

簡潔に書くコツ

ビジネスメールを簡潔にコツは、時間、場所、モノを箇条書きに書き出すことです。これだけでも読みやすくなります。


次回の打ち合わせでは、企画書と商品サンプルを持参してください。


次回の打ち合わせでは以下のものを持参してください。

・企画書
・商品サンプル

要点を抽出したメールは、印刷するとチェックリストにもなります。

慣れるとこの書き方の方が楽です。言い回しなど考えなくて良いので書くスピードも上がります。要点の漏れも防げます。

簡潔なメールは素っ気ない?

ビジネスメールとはいえ、簡潔過ぎると素っ気なさを感じることもありますね。そんなときは要点を伝えた後で人間味のある一言を添えると良いかもしれません。


次回の打ち合わせの予定をお知らせします。

日時:6月6日(月)
時間:15時から
場所:本社 第三会議室

よろしくお願いします。

◯◯さんのプレゼンを楽しみにしています!

わかりにくいメールは困りますが、素っ気ないメールもつまらないです。親しくしているひとには一言付け加えても良いと思います。

要件が簡潔だからこそ、最後の一行が引き立つと思います。

さいごに

文章が苦手なひとほど、要点を文章に含めて書いている印象があります。要点をまとめるのって難しいですからね。私もうまくできません。

簡単な業務連絡のメールひとつでも、相手に間違いなく伝えるスキルの差が出ます。

そんなことを意識して、メーラーに溜まったメールを見ると、送信者の隠れた工夫を発見することもあります。注意して見るとけっこうおもしろいですよ。

それではまた。

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ケンちです。約20年ほど写真業界にいました。いまはIT系企業で主にITとは関係ない仕事をしている普通の人です。Twitterによく出没しています。